訴訟問題-關於存證信函的大小事

律師回答：

常聽到當事人這樣說的，我要發存證信函嗎？這樣對方會不會怕就履行了？或律師有發一封存證信函多少錢？我都會這樣問，為什麼要寄存證信函呢？其實大部分的人，都是因為自己如果接到別人寄來的存證信函，會感到驚慌失措，不知如何是好，所以我也希望給別人這種不快 基本上，其實發不發存證信函，或收到存證信函應如何處理，都是同一種問題，就是存證信函發了作什麼用？

 

首先，什麼是「存證信函」？全名應該是叫郵局存證信函，顧名思義，就是經過郵局來證明「發信日」及「發信內容為何」的一種證明函件。其實，存證信函的性質，就是一種具有保存證據效力的書信，一般人亦可以在網路上可以找到許多範本。存證信函之技術上的問題，如寫好當然是要寄，記得要多影印兩份（連正本共三份，如果收件人有兩人以上，有幾個收件人就多印幾份，有副本收件人要寄的時候，也是按多少人，就印多少份），每一份有兩張以上時，還要再分別裝訂好。同時記得要在每份存證信函上簽名或蓋章，再帶著本人身分證、印章及現金（第一頁50元，其餘每頁25元）到郵局存證信函窗口以雙掛號寄發。並注意存證信函的寄件人與收件人住址必須和信封上記載的相同。

 

如果存證信函有附件，雖然不見得必要，限與存證信函有關的文件，如催告清償債務時，可附上借據或債務人供擔保的本票影本。存證信函以雙掛號郵寄後記得向郵局拿回掛號收執聯。請務必留意收件回執是否收到，以確保自己權益不致受損。存證信函的副本，自交寄日起，郵局會保存3年，在保存期限內，寄件人得交驗原執據，向原交寄郵局按申請時現行存證費半數交付查閱費來申請查閱或另具副本申請證明；如果原憑證遺失或喪失，仍得以其本人的身分證明來申請。而存證信函有二頁以上時，郵局都會在騎縫處加蓋郵戳。完成存證信函書寫後，不可以電子信箱寄給對方，因為只有交給郵局寄發才算是存證信函。

 

萬一不知對方住址或對方拒收存證信函或招領逾期被退回的話，接下來該怎麼辦？如果存證信函收件人確實沒有簽收，而內容是法律上非常重要的通知或催收時效的問題，寄件人應該即刻斟酌針對具體的法律關係，向法院提起訴訟。提起訴訟後，如果確實不知道收件人（即起訴後的被告）戶籍所在地的話，關於訴訟上的文書就可以利用訴訟中的「公示送達」程序，讓通知或催告的行為在法律上發生一定的效果。此部分可參見民法第97條及民事訴訟法第149條有關公示送達的規定。

 

簡言之，郵局存證信函在實務上重要性，因為有個第三者－郵局可以證明「我向某人在某年某月年日」以信件表達「特定內容」表示的事實，重點在於「該封存證信函的內容是什麼」及「對方收到」，這要靠郵政回執的功能。存證信函最大的用途是在於通知並警告對方，說明自己的認真，所以如果是要舉證或與對方衝突，不要寫比較好，而收到存證信函，看完內容後就可以知道什麼情況會與對方發生衝突可能，開始要準備訴。因此，我們認為存證信函主要的功能有以下三點：

 

一、證據保存的功能 

 

證據指的是訴訟法上，足以用來確定當事人主張為真實的證明。存證信函是具有證據能力的書證。存證信函是採「書面」的方式，有寄件人和收件人的姓名、住址，有發信的日期時間，因此不會造成口說無憑的情形。最顯著證明曾為意思表示（或通知），常見如解除契約、終止契約、意思表示之撤銷、承認、催告對方為履行行為。

 

而催告性質的存證信函還要記得寫上期限，例如：請於文到三日內…如何如何，限期對方在某某日前答覆或直接要求對方如何解決。至於，是否要將自己後續手法寫進入，如訴訟、報警或「以免訟累」或「請台端自重，希勿自誤」等做為結尾，看自己高興，畢竟祇要把事實、目的及要求寫清楚就好，其實不用加油添醋地儘寫一些無關本案情節或抒發不滿情緒的內容，免得浪費篇幅。

 

二、證明時效的遵守

 

時效指的是對於一定的事實狀態繼續達到一定的期間，就會發生一定法律效果的制度。不論是基於當事人間的約定或法律的規定，有時候必須在一定期間內作出一定的意思表示時，由於存證信函足以證明寄件人何時發信，何時收件，所以在時間上的證據力是確定而不可動搖的。因此，書寫這個部分時，要清楚地書明人、事、時、地、物等幾個要項，愈具體愈好，切忌曖昧不清。簡單扼要地寫完原因關係後，接下來就是要表明你要主張的內容，務必要清楚寫明你的目的，不要含糊不清。

 

三、防患未然的功能

 

許多民、刑事案件在告上法庭前，如果懂得在恰當時機寄出存證信函給對方，會使一些稍具法律常識的人，知所收斂；或使對方不再心存僥倖，而與自己達成協議或和解，甚至於乖乖履行應盡的義務。如此一來，就不需花錢、花時間打官司，自然能儘早達到保障權益的效果。這就是一般人為什麼不喜歡收到或寄發存證信函的原因。

 

其實，存證信函運用時機及寫的內容語氣等，弄錯反而造成自己訴訟發生不利的狀況。此攸關存證信函的運用時機，基於法律規定，其中催告、定清償日或終止契約之日。或當事人間的約定而一定要做的，此部分要看當事人契約有無明文規定。再者基於法律事實的演變而不得不做的；也有用來聲明自己立場的，然而多數運用的時機是用在最後通牒的場合。此部分多與各該法律要件有關，務必請教專業律師比較清楚。

 

一旦雙方的互動出了狀況，進而衍生為法律問題時，存證信函就有舉足輕重的地位。用意雖在表明自己的立場，但對方未必接受，除非另有積極的事證可以推翻對方的不實指控，否則效果也是不大，除非當事人有特殊考量，如避免有默認之情形。存證信函內容不得涉及恐嚇，不可流於情緒性的攻訐、謾罵，甚或出現恐嚇的字眼，或將對自己不利的事實透露予對方知悉，或承認不利的內容。

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