個人資料保護法第十六條規定註釋-公務機關不得逾越執行法定職務之必要範圍
個人資料保護法第16條規定：
公務機關對個人資料之利用，除第六條第一項所規定資料外，應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。但有下列情形之一者，得為特定目的外之利用：
一、法律明文規定。
二、為維護國家安全或增進公共利益所必要。
三、為免除當事人之生命、身體、自由或財產上之危險。
四、為防止他人權益之重大危害。
五、公務機關或學術研究機構基於公共利益為統計或學術研究而有必要，且資料經過提供者處理後或經蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。
六、有利於當事人權益。
七、經當事人同意。
說明：
公務機關對於個人資訊之利用應依本條規定為之，明定不得逾越執行職務之必要範圍，且應受目的明確化原則之限制。目的明確化原則如嚴格執行，難免會因過於嚴苛以致窒礙難行，爰以列舉方式為例外規定，以資調和。惟各公務機關得否為目的外之利用，仍須依法令裁量，爰為第一款之規定。基於公益與私益之平衡，如有正當理由僅供內部使用、維護國家安全與增進公共利益或為學術研究而有必要者，公務機關應得為目的外之利用，爰為第二款、第三款、第四款及第七款之規定。目的外利用係為免除當事人之急迫危險、有利於當事人權益或經當事人書面同意者，應予准許。又目的外之利用，係為防止他人權益之重大危害而有必要者，亦應准許，爰為第五款、第六款、第八款及第九款之規定。
參考日本法第九條及德國法第十四條第二項之立法例。「法令職掌」修正為「執行法定職務」，修正理由同前條理由三。又本條僅適用在一般個人資料，特種資料之利用，仍應依本法第六條規定為之。特定目的外利用個人資料，對當事人隱私權益影響甚大，自應以法律規定為必要，爰將第一款「法令」修正為「法律」。五、原條文第二款「有正當理由而僅供內部使用者」已涵蓋於「執行法定職務內，且符合蒐集之特定目的」中，無贅引之必要，爰予刪除。六、原條文第三款及第四款合併修正，款次變更為第二款，以期簡潔。七、原條文第五款「急迫」二字，適用上易生疑義，為明確計，爰予刪除。
為促進資料合理利用，以統計或學術研究為目的，應得准許特定目的外利用個人資料，惟為避免寬濫，爰限制公務機關或學術研究機構基於公共利益且有必要，始得為之。另該用於統計或學術研究之個人資料，經提供者處理後或蒐集者依其揭露方式，應無從再識別特定當事人，始足保障當事人之權益，爰將現行條文第七款予以修正，款次移列為第五款。
按個人資料保護法（以下簡稱個資法）第15條規定：「公務機關對個人資料之蒐集或處理，除第6條第1項所規定資料外，應有特定目的，並符合下列情形之一者：一、執行法定職務必要範圍內。…」第16條規定：「公務機關對個人資料之利用，除第6條第1項所規定資料外，應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。…」依政資法主動公開或應人民申請提供之政府資訊，其內容如涉及得識別特定個人之資料者，有關該資料之蒐集、處理及利用，仍應符合個資法上開規定（法務部100年10月13日法律字第1000026094號函意旨參照）。
按個人資料保護法（下稱本法）第15條規定：「公務機關對個人資料之蒐集或處理…，應有特定目的，並符合下列情形之一者：一、執行法定職務必要範圍內。…」第16條規定：「公務機關對個人資料之利用…，應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。…」及第5條規定：「個人資料之蒐集、處理或利用，…不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。」行政院衛生署中央健康保險局（下稱健保局）依全民健康保險法（下稱健保法）第7條規定，為全民健康保險之保險人，為執行健保法所定保險業務之法定職務，基於「全民健康保險」（代號：O31）之特定目的，即得蒐集相關個人資料，並得於上開蒐集之特定目的內利用之。次按健保法第79條第1項規定：「保險人為辦理本保險業務所需之必要資料，得請求相關機關提供之；各該機關不得拒絕。」查其立法理由二：「為整合各相關機關持有或保管之資料，以辦理投保、退保及保險經費、保險費計繳等業務…。」明定各機關就其持有或保管之資料，如為辦理保險業務所需之必要資料，即有提供相關資料之協助義務。貴部如為協助健保局辦理保險業務而依健保法上開規定提供必要之個人資料，符合本法第16條但書第1款所定「法律明文規定」之情形。惟健保局請求提供旨揭個人資料是否屬辦理健保業務之必要範圍、來函所述旨揭專門職業技術人員執業資料非屬判斷投保身分之必要要件、其投保身分非屬健保局查核輔導範圍，以及健保局之蒐集與其目的間是否具有正當合理之關聯等情，宜請健保局再予敘明，俾供貴部審酌參考，或請行政院衛生署基於法規主管機關權責表示意見（法務部法律字第10200044100號）。
按個人資料保護法（簡稱個資法）第15條規定：「公務機關對個人資料之蒐集或處理，除第6條第1項所規定資料外，應有特定目的，並符合下列情形之一者：一、執行法定職務必要範圍內。…」同法第16條規定：「公務機關對個人資料之利用，…應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。…」本件警察機關受理處理交通事故而蒐集、處理雙方當事人之個人資料，係為執行道路交通管理處罰條例第92條第5項授權訂定之道路交通事故處理辦法（簡稱本辦法）第13條第1項規定：「道路交通事故案件當事人或利害關係人，得於下列期間向警察機關申請閱覽或提供相關資料；一、於事故現場得申請提供道路交通事故當事人登記聯單。…三、於事故30日後得申請提供道路交通事故初步分析研判表。」之法定職務，且基於交通事故處理之「警政」（代碼167）特定目的為之，而提供道路交通事故當事人一方個人資料予他方作為交通事故雙方當事人進行該事故後續之損害賠償、和解、調解、鑑定及訴訟等事宜，應與蒐集之特定目的相符，且屬執行上開法定職務之必要範圍內，符合個資法第16條規定（本部96年6月15日法律決字第0960019643號書函參照）。惟仍請注意個資法第5條規定，其利用不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。（法務部法律字第10100202950號）
按個人資料之蒐集、處理或利用，應尊重當事人之權益，依誠實及信用方法為之，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯，個人資料保護法第5條定有明文。依同法第19條第1項第6款、第20條第1項第2、4款規定，非公務機關對個人資料之蒐集或處理，除第6條第1項所規定資料外，應有特定目的，並與公共利益有關；非公務機關對個人資料之利用，除第6條第1項所規定資料外，應於蒐集之特定目的必要範圍內為之；但為增進公共利益或為防止他人權益之重大危害者，得為特定目的外之利用。查上訴人主張被上訴人於本件訴訟中所提出之景新國小之公文等，包括景新國小對上訴人所為曠職、申誡及記過之處分，及家長對校長提出之陳情連署書，暨上訴人針對記過處分提出申訴經各級教師申訴評議委員所作之評議書，其內雖載有上訴人之個人資料，惟上訴人針對其遭景新國小為曠職處分、被上訴人於會議中、軟禁上訴人4.5小時等恣意散布其教學不力等妨害名譽，提起本件訴訟，被上訴人身為景新國小人事主任，就上訴人遭景新國小所為處分提出前開相關資料，作為其答辯之依據，應認仍在蒐集上開載有上訴人個人資料之特定目的之必要範圍內，且亦係維護被上訴人訴訟上之重大權益，難認被上訴人有恣意洩漏上訴人個人資料並使其名譽受損之情。至上訴人所提出新北市政府教育局及所屬機關學校辦理「院、檢、警、調、政風」等機關要求調閱資料作業要點，僅為機關學校就法院調閱資料時之作業要點，並非有關學校資料之提出，均須由法院逕為調閱，亦非得據此認被上訴人於本件訴訟中提出前開資料逾越其合理必要性，併予敘明（臺灣高等法院 106 年度 上 字第 1464 號民事判決）。
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